Polityka prywatności – Bezpieczny Przewóz Towarów

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Bezpieczny Przewóz Towarów (dalej: „Spółka”, „my”) w związku z prowadzeniem działalności w branży transportu i logistyki na terenie Polski.

Administratorem danych osobowych jest: Bezpieczny Przewóz Towarów z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator”).

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych W związku z naszą działalnością przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych:
   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer KRS lub inny numer rejestrowy,
   • dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres siedziby, adres korespondencyjny, adresy miejsc załadunku i rozładunku,
   • dane dotyczące realizacji usług: numer zlecenia, trasa przewozu, informacje o towarze w zakresie niezbędnym do realizacji usługi, numery rejestracyjne pojazdów, dane kierowców w stopniu koniecznym do realizacji przewozu,
   • dane rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, dane do fakturowania, informacje o płatnościach,
   • dane przekazywane dobrowolnie w korespondencji (mailowej, telefonicznej, tradycyjnej) oraz w formularzach kontaktowych.

W przypadku kandydatów do pracy lub współpracy możemy przetwarzać także dane zawarte w CV, liście motywacyjnym i dokumentach aplikacyjnych, w zakresie przewidzianym przepisami prawa pracy lub na podstawie udzielonej zgody.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych: 1) Zawarcie i realizacja umów o świadczenie usług transportowych i logistycznych – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem). 2) Realizacja obowiązków prawnych, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, transportowych oraz przepisów o czasie pracy kierowców – art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 3) Prowadzenie bieżącej komunikacji z klientami, kontrahentami, przewoźnikami, kierowcami oraz osobami kontaktowymi – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego wykonywania usług i obsługi współpracy). 4) Dochodzenie i obrona roszczeń, zabezpieczenie dowodów, dochodzenie należności, prowadzenie postępowań reklamacyjnych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 5) Analiza jakości świadczonych usług, statystyki wewnętrzne, optymalizacja procesów logistycznych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 6) Prowadzenie działań marketingu bezpośredniego własnych usług (np. przesyłanie ofert, informacji o usługach) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w szczególności gdy wymagają tego przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej (zgoda na kontakt e‑mail/telefoniczny). 7) Rekrutacja pracowników i współpracowników – art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zakresie wymaganym przepisami prawa oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie dodatkowych danych przekazanych dobrowolnie.

4. Źródła danych Dane osobowe pozyskujemy:

   • bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. w zapytaniach ofertowych, korespondencji, przy zawieraniu umów),
   • od podmiotów, z którymi współpracujemy (np. kontrahenci, zleceniodawcy, podwykonawcy), o ile jest to niezbędne do realizacji umowy i odbywa się zgodnie z prawem,
   • z ogólnodostępnych rejestrów i baz (np. KRS, CEIDG, rejestry podatkowe), w zakresie dopuszczonym przez przepisy.

5. Obowiązek lub dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych jest:

   • niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług transportowych i logistycznych – brak podania danych może uniemożliwić wykonanie usługi,
   • wymagane przepisami prawa w zakresie danych rachunkowych, podatkowych, kadrowych,
   • dobrowolne w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. dodatkowe dane w procesie rekrutacji, niektóre dane wykorzystywane do celów marketingowych).

6. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres:

   • niezbędny do realizacji umowy i obsługi związanych z nią rozliczeń,
   • wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy),
   • przedawnienia potencjalnych roszczeń (zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu cywilnego),
   • trwania procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia zgody na przyszłe rekrutacje – do czasu jej cofnięcia, jednak nie dłużej niż przez okres wskazany w klauzuli informacyjnej przy zbieraniu danych,
   • do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
   • do czasu cofnięcia zgody – w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, o ile dalsze przechowywanie nie wynika z innej podstawy prawnej.

7. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

   • podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi transportowe i logistyczne (przewoźnicy, spedytorzy, podwykonawcy),
   • dostawcom usług IT, hostingu, systemów teleinformatycznych, systemów telematycznych i lokalizacyjnych wykorzystywanych w zarządzaniu flotą i trasami,
   • operatorom pocztowym i firmom kurierskim,
   • bankom i instytucjom płatniczym w związku z realizacją płatności,
   • biurom rachunkowym, doradcom podatkowym, kancelariom prawnym oraz innym doradcom zawodowym,
   • ubezpieczycielom, firmom windykacyjnym oraz podmiotom wspierającym nas w dochodzeniu roszczeń,
   • organom publicznym i instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy skarbowe, organy ścigania, sądy).

Wszystkie podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie umowy powierzenia i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Zasadniczo nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza EOG), chyba że jest to konieczne do realizacji konkretnej usługi transportowej lub logistycznej (np. przewóz do/ z państw spoza EOG). W takim przypadku przekazanie danych następuje:
   • na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony wydanej przez Komisję Europejską, lub
   • z zastosowaniem standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, lub
   • w oparciu o inne mechanizmy przewidziane w RODO zapewniające odpowiedni poziom ochrony.

Informacje o zamiarze przekazania danych poza EOG oraz o stosowanych zabezpieczeniach możemy udostępnić na żądanie osoby, której dane dotyczą.

9. Prawa osób, których dane dotyczą W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa: 1) Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane, i dostępu do ich kopii. 2) Prawo sprostowania danych – żądania poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych. 3) Prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których były przetwarzane. 4) Prawo ograniczenia przetwarzania – np. w razie zakwestionowania prawidłowości danych lub wniesienia sprzeciwu. 5) Prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przekazania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany. 6) Prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego. 7) Prawo cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w naszych materiałach informacyjnych lub na stronie internetowej.

10. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w Polsce, jeśli uzna ona, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

11. Zabezpieczenia danych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem, w tym m.in.:

    • ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
    • stosowanie zabezpieczeń systemów informatycznych (hasła, szyfrowanie, kopie zapasowe),
    • regularne aktualizacje oprogramowania i nadzór nad infrastrukturą IT,
    • szkolenia personelu z zakresu ochrony danych osobowych.

12. Pliki cookies i dane eksploatacyjne (jeśli dotyczy strony internetowej) Jeżeli korzystasz z naszej strony internetowej, możemy przetwarzać dane w postaci tzw. plików cookies oraz danych eksploatacyjnych (logi serwera). Pliki cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

    • zapewnienia prawidłowego działania strony (cookies techniczne),
    • analizy ruchu na stronie i jej optymalizacji (cookies analityczne),
    • prezentowania ofert i treści dopasowanych do Twoich preferencji (cookies marketingowe – tylko w przypadku wyrażenia stosownej zgody).

Możesz zarządzać ustawieniami plików cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpływać na niektóre funkcjonalności strony.

13. Zmiany Polityki prywatności Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w szczególności w razie zmian przepisów prawa, technologii wykorzystywanych do przetwarzania danych lub zakresu naszej działalności. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w miejscu zwyczajowo przyjętym (np. na stronie internetowej lub w dokumentacji przekazywanej klientom i kontrahentom).

14. Kontakt z Administratorem W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją Twoich praw możesz skontaktować się z nami korzystając z danych kontaktowych wskazanych w korespondencji handlowej, umowach lub na naszej stronie internetowej Bezpieczny Przewóz Towarów.

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i dotyczy działalności prowadzonej przez Bezpieczny Przewóz Towarów w zakresie transportu i logistyki.